Order, offert och inköp
Orderhantering och offertverktyg
Vi bygger system som tar en förfrågan hela vägen till faktura utan att någon skriver in samma uppgifter igen. Offert, order, inköp och leverans i ett sammanhängande flöde.
- Offerten blir order med ett klick
- Samma status för sälj, lager och ekonomi
- Inga uppgifter skrivs in två gånger
Från offert till order till faktura
I de flesta företag finns uppgifterna redan, men de bor i olika system. Kunduppgiften skrivs in i offerten, sedan i ordern, sedan i fakturan. Varje omskrivning tar tid och lägger till ett tillfälle att skriva fel.
Förfrågan
Kommer in via formulär, mejl eller telefon och registreras på kund direkt.
Offert
Byggs av artiklar och priser ur systemet, med rätt marginal uträknad.
Order
Accepterad offert blir order med ett klick, utan att något skrivs om.
Inköp
Det som saknas i lager beställs mot leverantör, kopplat till ordern.
Leverans
Plock, packning och frakt utgår från samma orderrad.
Faktura
Underlaget är redan komplett när det är dags att fakturera.
Offertverktyg: svara snabbare än konkurrenten
Den som svarar först vinner ofta affären. Ett offertverktyg handlar mindre om snygga dokument och mer om att korta tiden från förfrågan till svar.
Mallar och artiklar
Bygg offerten av färdiga poster i stället för att skriva från början varje gång.
Priser och marginal
Kundspecifika priser och rabatter hämtas automatiskt, och marginalen syns medan ni skriver.
Versioner
Kunden ber om en justering och ni skickar version två utan att tappa historiken.
Uppföljning
Systemet påminner om obesvarade offerter i stället för att de glöms bort.
Orderhanteringssystem
När ordern väl finns handlar allt om att alla ser samma sak. Säljaren, lagret och ekonomi ska inte behöva ringa varandra för att veta status.
Gemensam status
En orderrad har ett läge som alla ser, från bekräftad till levererad.
Delleveranser
Order som skickas i omgångar hålls ihop, så att fakturan blir rätt.
Restnoteringar
Det som inte kunde levereras hålls kvar och plockas upp automatiskt när varan kommer in.
Kundens insyn
En portal där kunden ser sina order i stället för att mejla och fråga.
Inköpssystem och leverantörer
Inköp som sköts via mejl fungerar tills volymen växer. Då börjar det saknas leveranser som ingen kan bevisa beställdes.
- Inköpsorder kopplad till kundorder eller lagernivå
- Automatiska beställningsförslag när saldot passerar en gräns
- Leveransbevakning med påminnelse när något är försenat
- Fakturamatchning mot inköpsorder och inleverans
- Leverantörsregister med priser och ledtider
Integrationer
Vi bygger sällan hela kedjan från noll. Oftast finns delar på plats och det som saknas är kopplingarna mellan dem.
Ekonomisystem
Order och faktura synkas mot det bokföringssystem ni redan använder.
Lager
Saldo och plockning kopplat till orderraden i realtid.
E-handel
Order från webbshoppen hamnar i samma flöde som de manuella.
Så går det till
SammanhangEtt ordersystem är ett exempel på skräddarsydd systemutveckling.
RelateratOrder och inköp hänger ihop med lagersaldot. Läs om hur vi bygger lagerhantering och WMS.
Kostnadsfritt möte
Vi följer en förfrågan genom era system och ser var den skrivs om.
Förslag inom 48 timmar
Omfattning, tidsplan och fast pris.
Offert till order först
Den delen ger snabbast effekt och sätts i drift först.
Inköp och integrationer
Resten av kedjan byggs på löpande.
Vanliga frågor om order och offert
Vad är ett orderhanteringssystem?
Ett system som håller reda på en order från bekräftelse till leverans och faktura, med en gemensam status som säljare, lager och ekonomi ser samtidigt. Poängen är att uppgifterna registreras en gång och sedan följer med genom hela kedjan.
Vad är ett offertverktyg?
Ett verktyg som låter er bygga offerter av färdiga artiklar och priser i stället för att skriva varje offert från början. Kundspecifika priser hämtas automatiskt, marginalen syns medan ni skriver, och en accepterad offert kan bli order utan att något skrivs om.
Kan offerten bli order automatiskt?
Ja, och det är oftast där mest tid sparas. När kunden accepterar omvandlas offerten till order med samma rader, priser och kunduppgifter. Ingen skriver in något igen, och därmed uppstår inga avvikelser mellan vad ni offererade och vad ni levererar.
Behöver vi byta ekonomisystem?
Nej, oftast inte. Vi bygger orderflödet ovanpå och synkar mot det bokföringssystem ni redan använder. Det är sällan ekonomidelen som är problemet, utan vägen dit.
Kan systemet föreslå inköp automatiskt?
Ja. Systemet kan lägga beställningsförslag när ett saldo passerar en gräns eller när en kundorder kräver något ni inte har hemma. Förslaget kopplas till ordern så att ni ser varför inköpet gjordes.
Kan kunderna se sina order själva?
Ja. En kundportal där kunden ser status, delleveranser och historik minskar antalet mejl och telefonsamtal med frågor om var ordern ligger.
Vad kostar ett order- eller offertsystem?
Ett flöde från offert till order med koppling mot ert ekonomisystem börjar normalt runt 150 000 kronor. Inköp, lager och kundportal drar upp priset. Ni får ett fast pris innan bygget startar.
Hur lång tid tar det?
Offert till order brukar vara i drift inom 6 till 10 veckor. Inköp, lagerkoppling och portal byggs sedan löpande, så ni slipper dubbelregistreringen innan resten är klart.
Berätta hur era order hanteras idag
Beskriv vägen från förfrågan till faktura och var det tar emot, så återkommer vi inom en arbetsdag.