Dokument- och avtalshantering
Dokument- och avtalshantering
Vi bygger system för digital dokument- och avtalshantering. Rätt version, rätt behörighet och bevakning som säger till innan ett avtal löper vidare ett år till.
- Varning innan avtal förlängs
- En version som alltid gäller
- Spårbar logg på varje ändring
Vad är digital dokumenthantering?
Digital dokumenthantering handlar inte om att spara filer i molnet, det gör alla redan. Det handlar om att veta vilken version som gäller, vem som får se den och att den går att hitta om två år när personen som skapade den har slutat.
En version som gäller
Slut på filnamn som slutar med slutgiltig_v3_REVIDERAD. Systemet håller reda på vilken version som är aktuell och sparar de gamla.
Sökbart innehåll
Sökning i dokumentens text och egenskaper, inte bara i filnamn.
Behörigheter
Styr vem som får läsa, redigera och dela per dokument eller kategori.
Spårbarhet
Logg över vem som öppnat, ändrat och delat, vilket krävs vid granskning.
Metadata
Kund, projekt, avtalstyp och datum som gör att dokument går att sortera och bevaka.
Gallring
Regler för hur länge något sparas, så att gammalt material försvinner enligt plan.
Avtalshantering: bevaka löptider och uppsägning
Digital avtalshantering handlar mindre om var avtalen ligger och mer om vad som händer med dem över tid. Det dyraste med avtal är sällan innehållet, utan att ingen minns uppsägningstiden. Ett avtal som förlängs automatiskt i ett år för att ingen sa till i tid kostar mer än hela systemet.
Bevakning
Påminnelse i god tid före uppsägningsdatum, till rätt person och inte till en delad brevlåda.
Avtalsöversikt
Alla avtal på ett ställe med motpart, värde, löptid och ansvarig.
Automatisk förlängning
Avtal som förnyas av sig själva markeras särskilt, eftersom de är de farligaste.
Versioner och bilagor
Tillägg och ändringar kopplade till huvudavtalet i stället för utspridda i mejlkorgar.
Digital signering och spårbarhet
Signeringen är ofta det som gör att ett avtal fastnar. Utskrift, underskrift, inskanning och mejl fram och tillbaka tar dagar när det kunde ta minuter.
Signering i systemet
Vi kopplar in den signeringstjänst ni redan använder, i stället för att införa ännu ett verktyg.
Status i realtid
Ni ser vem som har signerat och vem som väntar, utan att behöva fråga.
Arkivering direkt
Det signerade avtalet hamnar automatiskt på rätt plats med rätt metadata.
Bevisvärde
Signeringslogg och tidsstämplar bevaras, vilket behövs om avtalet ifrågasätts.
Behörigheter, GDPR och gallring
Personuppgifter i dokument är en av de vanligaste orsakerna till att ett system underkänns vid en granskning. Kraven går att bygga in från början i stället för att lappas ihop efteråt.
- Behörighetsstyrning per dokument, kategori eller avdelning
- Loggning av vem som läst och ändrat vad
- Gallringsregler som tar bort material när lagringstiden gått ut
- Utlämning och radering av personuppgifter på begäran
- Data lagrad inom EU när verksamheten kräver det
Integrera med systemen ni redan har
Ett dokumentsystem som lever för sig självt blir snabbt ännu ett ställe att leta på. Värdet kommer när dokumenten hamnar där arbetet redan sker.
Affärssystem
Avtal och dokument kopplade till kund, projekt eller order i stället för en egen mappstruktur.
Befintlig lagring
Vi kan bygga ovanpå SharePoint, Google Drive eller er egen server i stället för att flytta allt.
E-post
Inkommande dokument fångas upp och sorteras automatiskt på rätt kund eller projekt.
Så går det till
SammanhangEtt dokumentsystem är ett exempel på skräddarsydd systemutveckling.
RelateratAvtal och dokument hör oftast ihop med projekt och order. Läs om hur vi bygger och integrerar affärssystem.
Kostnadsfritt möte
Vi går igenom var dokumenten ligger idag och vad som går fel.
Förslag inom 48 timmar
Omfattning, tidsplan och fast pris.
Bevakning först
Avtalsöversikt och påminnelser sätts i drift först, eftersom de sparar mest direkt.
Resten byggs på
Signering, integrationer och gallring kopplas på löpande.
Vanliga frågor om dokument- och avtalshantering
Vad är digital dokumenthantering?
Ett system som håller reda på vilken version av ett dokument som gäller, vem som får se det, och gör det sökbart över tid. Skillnaden mot att spara filer i en mapp är versionshantering, behörigheter, spårbarhet och möjligheten att bevaka datum.
Vad är skillnaden mellan dokumenthantering och avtalshantering?
Dokumenthantering handlar om alla dokument: versioner, sökning och behörigheter. Avtalshantering är en specialisering som lägger till det avtal kräver, framför allt bevakning av löptider, uppsägningstider och automatisk förlängning. De flesta behöver båda delarna i samma system.
Kan systemet varna innan ett avtal förlängs?
Ja, och det är oftast den funktion som betalar för sig snabbast. Systemet påminner ansvarig person i god tid före uppsägningsdatum, och avtal som förlängs automatiskt markeras särskilt eftersom de är lättast att missa.
Kan vi behålla SharePoint eller Google Drive?
Ja. Vi bygger ofta ovanpå den lagring ni redan har i stället för att flytta allt. Filerna ligger kvar där de ligger, medan systemet lägger till versionshantering, bevakning, metadata och sökning ovanpå.
Hur hanteras GDPR och personuppgifter?
Vi bygger in behörighetsstyrning, loggning och gallringsregler från början. Det innebär att material raderas när lagringstiden gått ut och att ni kan lämna ut eller radera personuppgifter på begäran utan att leta manuellt.
Går det att signera avtal digitalt?
Ja. Vi kopplar in den signeringstjänst ni redan använder så att signeringen sker i flödet, och det signerade avtalet arkiveras automatiskt med rätt metadata och bevarad signeringslogg.
Vad kostar ett dokument- eller avtalshanteringssystem?
Ett system med avtalsöversikt, bevakning och behörigheter börjar normalt runt 150 000 kronor. Signering, integrationer och avancerad gallring drar upp priset. Ni får ett fast pris innan bygget startar.
Hur lång tid tar det att komma igång?
Avtalsöversikt och bevakning brukar vara i drift inom 6 till 10 veckor. Signering och integrationer byggs sedan löpande, så ni slutar missa uppsägningsdatum innan resten är klart.
Berätta hur ni hanterar dokument idag
Beskriv var dokumenten ligger och vad som går fel, så återkommer vi inom en arbetsdag.